Een aangetekend schrijven
Stuurt u een aanmaning aan een klant, of protesteert u een factuur van uw leverancier, dan wordt dat in de praktijk vaak gedaan via een aangetekende brief. Kwestie dat u er zeker van bent dat uw klant of leverancier achteraf niet kan beweren dat hij van niets weet. Hij moet immers voor zo’n aangetekend schrijven aftekenen voor ontvangst.
Volledig elektronisch in orde
Medio 2016 werd echter alles bij wet geregeld (wet 21.07.2016 en KB 14.09.2016, BS 28.09.2016) en sinds begin dit jaar is er ook al een eerste gekwalificeerde dienstverlener, nl. Ipex op de markt die alles voor u regelt. Op die manier heeft een aangetekende e-mail voortaan juridisch dezelfde waarde als uw papieren zending. Wat dat betreft kunt u dus gerust zijn...
Hoe werkt het precies?
Er wordt in uw bestaande computersysteem een ‘aangetekende e-mailomgeving’ geïnstalleerd. Langs die weg kunt u dan uw virtuele postbode aan het werk zetten die ervoor zorgt dat uw aangetekend bericht bij de ontvanger terechtkomt. Uw e-mail wordt verstuurd naar een specifiek platform waar de ontvanger van het bericht zich moet identificeren met zijn elektronische identiteitskaart. Een andere mogelijkheid is dat de e-mail rechtstreeks verstuurd wordt naar het e-mailadres van de ontvanger.
Let op!
Uw klant of leverancier moet wel akkoord gaan met uw digitale manier van werken.
Tip
Las daarvoor in uw algemene verkoopvoorwaarden een clausule in volgens dewelke uw klanten digitale communicatie aanvaarden.
(Bron: ondernemingsbank/Recht/Varia)
